50 bài học quyết định bạn thành công hay thất bại trong công việc

Tác phẩm

Daisuke Iwase hiện đang là thành viên của Hội đồng quản trị kiêm CDO của tập đoàn bảo hiểm nhân hiểm nhân thọ AIA Group. Ông là người đã có bước tiến rất nhanh chóng trên con đường phát triển sự nghiệp,  50 bài học quyết định bạn thành công hay thất bại trong sự nghiệp là cuốn sách được ông đúc kết từ kinh nghiệm trong quá trình phát triển sự nghiệp của mình. Điều ông tâm đắc nhất chính là với ông không có bất cứ công việc nào là nhàm chán mà ông luôn thấy ở đó cơ hội để phát triển công việc mới nên làm việc luôn hết mình với công việc đó.

50 bài học quyết định bạn thành công hay thất bại trong sự nghiệp, xoay quanh 3 nguyên tắc cốt lõi:

Nguyên tắc1: Những việc được giao nhất định phải làm cho đến cùng. Có thể bạn không phải là người xuất sắc nhất nhưng nếu bạn là người luôn làm việc tới cùng những việcđược giao, bạn sẽ cấp trên tin tưởng để được giao công việc kế tiếp.

Nguyên tắc 2: Nhanh chóng cho ra kết quả dù mới chỉ đạt năm mơi phần trăm công việc. Nếu bạn cứ ôm lấy vấn đề vướng mắc và tiến triển công việc theo hướng sai thì sẽ không bao giờ hoàn thành công việc. Bởi vậy hãy mạnh dạn đưa ra kết quả dù mới chỉ đạt một nửa để nhận được góp ý, phản hồi từ người khác.Việc nhận được nhiều phản hồi sẽ giúp bạn hoàn thiện bản thân nhanh chóng hơn bất kì điều gì.

Nguyên tắc 3: Không có bất cứ công việc nào là nhàm chán, chính những công việc nhỏ tưởng chừng nhàm chán lại giúp chúng ta học hỏi và thu được nhiều kinh nghiệm. Bởi vậy khi làm bất kể công việc gì, điều quan trọng là cần nỗ lực để tạo ra thành quả mang màu sắc của cá nhân mình.

Cuốn sách được coi là sách giáo khoa còn có tên gọi là sách giáo khoa cho nhân viên năm nhất tại Nhật Bản, bởi đây là cuốn sách cầm tay chỉ việc, với 50 bài học vô cùng đơn giản mà hiệu quả như: Không được đến trễ dù bất cứ lý do gì; Luôn trả lời email trong vòng 24 giờ; Hãy viết lại biên bản cuộc họp dù không ai yêu cầu;  Chào hỏi to và rõ ràng; Đọc nhiều hơn hai tờ báo mỗi ngày; Ý nghĩa của việc tiếp tục học tập dù đã tới 70 tuổi; Gữi khoảng cách thích hợp với người khác...

Nếu tuân thủ những bài học này chắc chắn  hiệu quả công việc của bạn sẽ nâng cao, đồng thời mang lại cho bạn nhiều cơ hội mới.

TÁC GIẢ

Daisuke Iwase

Sau khi tốt nghiệp đại học và thi lấy bằng tư pháp, năm 1998 Daisuke Iwase bắt đầu làm việc cho nhiều công ty và tổ chức như:  Công ty tư vấn Boston tại Tokyo; Công ty khởi nghiệp Internet Capital Group của Mỹ chi nhánh tại Nhật Bản; Quỹ đầu tư Ripplewood Holdings.

Năm 2004, ông dành 2 năm để đi du học và hoàn thành chương trình đào tạo MBA tại đại học Harvard.

Năm 2006, ông thành lập công ty là tiền thân của công ty bảo hiểm Lifenet, hiện nay ông nắm giữ vị trí phó tổng giám đốc điều hành.

Năm 2006, ông đã được lựa chọn là một trong những lãnh đạo trẻ (Young Global Leaders) của Diễn đàn Kinh tế thế giới (World Economic Forum).

MỤC LỤC

Mở đầu: 3 nguyên tắc quan trọng đối với công việc

Nguyên tắc 1: Những việc được giao nhất định phảilàm cho đến cùng.

Nguyên tắc 2: Nhanh chóng cho ra kết quả dù mới chỉ đạt 50 điểm

Nguyên tắc 3: Không có công việc nào là nhàm chán

Bài học  01. Không được đến trễ dù với bất cứ lý do gì.

Bài học 02. Hãy trả lời e-mail trong vòng 24 giờ.

Bài học 03. Thế giới sẽ thay đổi khi bạn hỏi “làm vì điều gì?”

Bài học 04. “Hệ thống hóa”, “Game hóa” những công việc đơn giản

Bài học 05. “Xách cặp theo sếp” là cơ hội quý báu để học hỏi kinh nghiệm

Bài học 06. Hiệu suất công việc được quyết định bởi “5 phút cuối”

Bài học 07. Quy tắc tam giác đều cho ba khâu: Chuẩn bị, thực hiện, ôn tập

lại, phản hồi.

Bài học 08. Khi đặt câu hỏi, hãy cho đối phương xem ghi chú của bạn

Bài học 09. Công việc có thành công hay không là nhờ vào ôn tập thường

xuyên

Bài học 10. Hãy viết biên bản cuộc họp dù không ai yêu cầu

Bài học 11. Trong cuộc họp dù là nhân viên mới thì cũng nhất định phải

phát biểu ý kiến

Bài học 12. Hãy bắt đầu từ việc lên lịch hẹn

Bài học 13. Hãy chào hỏi to và rõ ràng

Bài học 14. Hãy tuyên bố “Tôi sẽ về sớm”

Bài học 15. “Vận động hành lang” cũng là công việc

Tổng kết : Ba tiểu chuẩn chọn công ty

Bài học 16. Học việc cũng giống như đi “ăn trộm”

Bài học  17. Thông tin hãy bám theo nguồn

Bài học 18. Công việc là một cuộc chiến tổng lực

Bài học 19. Giao tiếp là sự kết hợp của e-mail và điện thoại

Bài học 20. Sách chớ có đọc vội

Bài học 21. Không gom tài liệu, cũng chẳng cần lưu dấu trang

Bài học  22. Đọc hiểu được tiếng Anh là điều kiện tiên quyết

Bài học 23. Đừng chỉ nhìn cái lợi trước mắt, hãy nhìn toàn cục

Bài học 24. Thay vì cắm đầu học lịch sử thế giới, hãy thử học lịch sử của

muối

Bài học 25. Học việc phải cho ra thành quả (out – put)

Bài học 26. Hãy tạo áp lực cho bộ não!

Bài học  27. Hãy tìm thầy phù hợp với điều kiện của mình

Bài học 28. Luôn là người dẫn đầu trong cuộc đua đăng kí các kì thi

chứng chỉ quốc gia

Bài học 29. Đọc nhiều hơn 2 tờ báo mỗi ngày

Tổng kết 1: Ý nghĩa của việc tiếp tục học tập cho dù đã tới 70

Bài học 30. Ăn trưa với người làm công việc khác

Bài học 31. Hãy chọn áo vest cho vừa vặn

Bài học 32. “Tôi xin phép được trình bày ý kiến”

Bài học 33. Học kính ngữ như một ngoại ngữ

Bài học 34. Giữ khoảng cách thích hợp với người khác

Bài học 35. Hãy tôn trọng cấp trên!

Bài học 36. Đừng do dự, hãy bày tỏ cảm xúc

Bài học 37. Hãy đưa ra nhận xét chân thành ngay cả với cấp trên

Bài học 38. Hãy nghĩ cách không lặp lại sai lầm

Bài học 39. Nhìn ra ý nghĩa của việc bị trách mắng

Bài học 40. Cán sự có đặc quyền của cán sự

Bài học 41. Cố gắng hết mình cho tiết mục “tài lẻ” trong buổi tiệc của

công ty

Bài học 42. Nghỉ ngơi cũng là công việc

Bài học 43. Nhà kinh doanh cũng là một vận động viên

Tổng kết 2 : Sự nghiệp thăng tiến nhờ mài giũa bản thân

Bài học 44. Hãy “say mê” với cả người bạn không thích

Bài học 45. Biết nhịp độ và tốc độ của bản thân

Bài học 46. Đừng kết thân với bạn cùng vào công ty

Bài học 47. Tham khảo ý kiến của những người không liên quan

Bài học 48. Đừngchỉ đi uống với người cùng công ty

Bài học 49. Tiết kiệm tất cả những gì có thể

Bài học 50. Hãy thử tính những khoản chỉ tiêu nhỏ theo đơn vị năm

Bài học tổng kết : Hãy trở thành người biết nắm bắt cơ hội

Lời kết: Khoảng thời gian ban đầu quyết định sự thành bại của người đi làm.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           MỘT SỐ ĐOẠN TRÍCH:

“Chúng ta vẫn hay thường nghe ai đó than vãn “công việc của tôi thật nhàm chán”. Tôi muốn khẳng định rằng trên thế giới này không có công việc nhàm chán. Dù công việc có đơn giản đến thế nào cùng có rất nhiều phương pháp thú vị để thực hiện. Ví dụ hãy suy nghĩ về công việc tóm tắt nội dung cuộc họp. Hầu hết mọi người sẽ nghĩ rằng:“Công việc đó là công việc đơn giản (ai cũng có thể làm được) và thật tẻ nhạt”. Tuy nhiên, đã bao giờ bạn tự hỏi mục đích của công việc đó là gì? Khi chúng ta hiểu rõ ý nghĩa và mục đích công việc chúng ta sẽ có động lực để dốc hết sức hoàn thành chúng.

Mục đích của công việc ghi chép lại nội dung cuộc họp đó có thể là để lưu lại ký ức cho những người đã tham gia, để cân nhắc bước tiến hành cho cuộc họp tiếp theo, cũng có thể là để chora những ý tưởng mới...

Nếu bảng tóm tắt dùng để giao cho giám đốc hay người chịu trách nhiệm tổng thể thì cần tóm tắt nội dung ngắn gọn trong một tờ giấy cỡ A4. Nếu để lưu lại những phát ngôn của người tham gia thì yêu cầu việc ghi chép một cách chi tiết và cẩn thận...Tùy vào mục đích sử dụng mà cách thức của việc ghi chú và tóm tắt nội dung cuộc họp là hoàn toàn khác nhau.

Trong trường hợp của tôi, tôi thường ghi lại những khúc mắc và đưa ra phương án cải thiện. Khi ghi chú, tôi luôn ý thức cầntạo thêm những giá trị gia tăng của riêng mình bằng cách viết thêm những ý kiến, những điểm quan trọng còn nghi vấn hay những điểm cần tìm hiểu thêm... Nếu làm như vậy, công việc tóm tắt nội dung cuộc họp sẽ không còn khiến bạn cảm thấy nhàm chán nữa.

Tuyển thủ bóng chày Ichiro mỗi ngày đều luyện tập lặp đi lặp lại những động tác như nhau. Dù đã là một siêu sao nhưng Ichiro không nghĩ “lặp

lại những động tác đơn giản mỗi ngày là những điều nhàm chán”. Thông thường càng những vận động viên chuyên nghiệp thì mỗi ngày họ đều duy trì luyện tập những động tác đơn giản giống nhau. Và tất nhiên sẽ không có vận động viên nào than vãn những động tác luyện tập đó quá đơn giản và tẻ nhạt.

Âm nhạc cũng giống như vậy. Hồi còn ở đại học tôi có biết một em khoá dưới trong câu lạc bộ nhạc Jazz của trường. Cậu là thiên tài về chơi kèn saxophone. Vào một ngày, tôi có cơ hội ngồi cùng cậu ấy trong phòng suốt từ sáng đến tận tối khuya. Tôi để ý thấy cậu ấy cứ ngồi rất yên lặng và luyện tập đi tập lại những bài tập cơ bản.

Quả thực hơn bất kì ai, thiên tài là những người luôn luyện tập lặp đi lặp lại những bài học cơ bản nhất. Có rất nhiều người thành công trên thế giới này đều có kết luận như vậy. Nhà tư vấn kinh doanh nổi tiếng Omae Kenichi cũng vậy, tôi nghe kể rằng thời còn trẻ ông luôn ở lại công ty sau giờ làm việc xem xét lại tất cả mọi thông tin dữ liệu về những dự án trong quá khứ.

Nếu được giao copy tài liệu, một công việc chẳng thú vị chút nào, bạn có thể vừa copy vừa lướt qua tài liệu đó. Khi đọc chúng, bạn sẽ nắm được rất nhiều thông tin trong dự án mà mình không được phụ trách như thông tin của đối tác giao dịch, cách thức vận hành của dự án...

Đối với tôi, ngay cả khi được nhờ làm những công việc có vẻ chán ngắt như “sao chép tài liệu” hay“nhập số liệu vào Excel” tôi cũng chẳng có bất mãn nào hết. Tôi nghĩ rằng, nếu phải vận động tôi sẽ vận động, nếu phải suy nghĩ tôi sẽ suy nghĩ. Chính những áp lực lên cơ thể và đầu óc sẽ giúp tôi trở nên mạnh mẽ hơn.

Dù là công việc đơn giản, bạn hãy thử suy nghĩ nó như là bài tập không thể thiếu để rèn luyện bản thân. Khi thay đổi cách nhìn, công việc mà bạn hướng đến chắc chắn sẽ hoàn toàn khác.”

Dù có chuyện gì cũng không được đến trễ

Khi bắt đầu đi làm, bạn khó tránh khỏi những lúc đến trễ vì tàu dừng do bão, tuyết, tai nạn... Nhiều trường hợp bạn phải gọi điện đến công ty để xin đến muộn.

Hãy thử tưởng tượng trường hợp có một tai nạn khủng khiếp không dự báo trước xảy ra. Trong khi mọi người bị ảnh hưởng vì tàu trễ, duy nhất có bạn, một nhân viên mới, đến công ty kịp giờ. Chắc chắn bạn sẽ để lại ấn tượng tốt cho cấp trên và các đồng nghiệp rằng “năm nay nhân viên mới là người luôn đúng giờ”.

Năm đầu tiên khi mới vào công ty, dù có chuyện gì xảy ra bạn cũng tuyệt đối không được đến trễ và nếu có thể hãy chú ý để không nghỉ làm trừ những trường hợp thực sự cần thiết.

Cho dù bạn cố gắng ra khỏi nhà từ sớm thì cũng không chắc chắn rằng tàu điện không bị trễ, cũng có trường hợp người thân trong gia đình đột nhiên bị tai nạn. Trừ những trường hợp bất đắc dĩ như trên thì hãy luôn cố gắng thực hiện mọi việc với một khoảng thời gian dư giả.

Trường hợp bạn đã làm mọi cách mà vẫn trễ, hãy ngay lập tức gọi điện tới công ty. Đối với nhân viên mới, việc chỉ gửi tin nhắn hay mail thông báo là không đủ thành ý. Tuyệt đối không được đến trễ do ngủ quên. Kể cả ngày hôm trước được cấp trên rủ đi uống, say quá và không thể dậy đi làm cũng là lý do không thể chấp nhận được. Cấp trên của bạn sẽ vẫn dậy và đi làm như không có chuyện gì xảy ra.

Trong năm đầu đi làm, điều mà công ty đánh giá đối với nhân viên mới hay những người mới chuyển việc không phải là nhìn xem người đó xuất sắc như thế nào, mà là “có thực hiện được những điều đương nhiên với tư cách là một thành viên của xã hội hay không?”.

Bạn hãy khắc cốt ghi tâm điều này. Thời gian đầu là hết sức quan trọng. Hãy luôn hành động với suy nghĩ rằng, ấn tượng ban đầu khi còn là nhân viên mới sẽ quyết định con đường sự nghiệp sau này.

Không bao giờ cho phép bản thân hành động mà để lại ấn tượng bạn là người không thể hoàn thành những việc tưởng như là đương nhiên. Bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn để khôi phục hình tượng nếu ngay từ đầu đã cho thấy bạn là một nhân viên chuyên đi trễ và thường xuyên nghỉ làm.

Dù bạn là người có năng lực và xuất sắc đến mấy, nếu không có cơ hội để thể hiện thì bạn cũng khó nhận được đánh giá tốt. Trước khi được cấp trên và các đàn anh nhìn nhận năng lực, bạn đã để lại ấn tượng là một người cẩu thả thì sẽ thật khó để nhận được sự tin tưởng từ những người xung quanh.

Tất nhiên, cấp trên của bạn sẽ không thể giao việc cho một nhân viên mới có tính cẩu thả, sống vô nguyên tắc. Nếu vậy công việc sẽ tới tay người khác. Chỉ một lần đến trễ, có thể bạn sẽ bỏ lỡ thời cơ, và đánh mất cơ hội để phát huy năng lực bản thân. Đặc biệt trong các công ty Nhật Bản, tuân thủ thời gian là điều tối quan trọng.

Kể cả khi bạn được cấp trên và đồng nghiệp mời đi uống, ngày hôm sau bạn vẫn phải khởi động lại bản thân bằng cách tắm nước nóng và đến công ty sớm hơn bình thường. Đàn anh, người đã đi uống cùng bạn, đến công ty với bộ mặt ngái ngủ, trang phục luộm thuộm trong khi bạn chỉn chu đâu ra đấy. Chắc chắn bạn sẽ đặc biệt được đánh giá cao (dù buổi chiều bạn có hơi gật gù đi chăng nữa…).

Hãy viết biên bản cuộc họp dù không ai yêu cầu

Trong phần trước, tôi đã nói một vài lần về việc viết biên bản cuộc họp. Đối với các nhân viên trẻ, những người mới bắt đầu đi làm thì đây là công việc dễ thực hiện nhất, đồng thời cũng là cơ hội để học tập những kỹ năng cơ bản. 

"Anh Iwase, hôm nay nhớ viết biên bản cuộc họp nhé"

Đôi khi có thể không có những chỉ thị cụ thể như vậy. Nhưng hãy nghĩ rằng công việc viết văn bản cuộc họp là công việc của bản thân, dù không ai nhờ bạn hãy cứ thử mạnh dạn chủ động thực hiện.

Chẳng có cấp trên nào phàn nàn vì bạn tóm tắt biên bản cuộc họp cả. Hơn nữa, bạn nên đưa biên bản ấy đến tay cấp trên và các đàn anh trong vòng 24 tiếng. Nhanh hơn được nữa thì càng tốt. Càng nhanh thì sẽ càng có lợi cho bạn và cho tổ chức. 

"Phải viết kết luận lên đầu chứ"

"Hãy tóm tắt điểm chính theo từng chủ đề đi"

"Không cần thiết phải viết kỹ càng như vậy"

Cứ tưởng chủ động làm việc sẽ được khen, nhưng thực tế có lẽ sẽ có khá nhiều lời phê bình, chỉ trích từ cấp trên và các anh chị khóa trên dành cho bạn. Chính những lời phê bình này mới là tài sản quý giá. Hãy tích luỹ từng lời chỉ trích ấy để biến chúng thành kinh nghiệm cho bản thân. Chỉ trong tương lai gần thôi, bạn sẽ đủ năng lực để viết một biên bản cuộc họp hoàn chỉnh.

Nhớ lại thời nhân viên chưa được cấp máy tính, các biên bản họp đều được ghi chép lại bằng tay. Sau đó bản viết tay được sao chép thành nhiều bản và chuyển tới tất cả nhân viên.Thời đó, một nhân viên kinh doanh xuất sắc phải là người có năng lực vừa lắng nghe ý kiến của mọi người xung quanh, vừa tham gia đưa ý kiến tranh luận, vừa phải nắm bắt được những điểm cần lưu ý. Trong đầu họ phải liên tục lọc bỏ thông tin, sắp xếp thứ tự các luận điểm, và hoàn thành biên bản cuộc họp ngay tại chỗ. 

Khi mới bắt đầu đi làm, cấp trên đầu tiên của tôi đã chỉ cho rằng: "Đừng bao giờ viết biên bản cuộc họp theo thứ tự thời gian". Điều ông ấy muốn nhắc tôi chính là cần sắp xếp luận điểm trong lúc lắng nghe người khác nói.

Nếu có thể lập tức nắm bắt trọng tâm câu chuyện,thông điệp, vấn đề cần giải quyết thì sẽ không khó để bổ sung giá trị giá tăng của bản thân. Từng bước như vậy, bạn sẽ từng bước nâng cao “năng lực làm việc”.